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太原师范学院外事专办员管理办法
2017-06-29 16:25  

 

院政字2017[57]

 

为适应学校国际化发展需要,进一步加强和规范外事专办员管理,特制定本办法。

本办法所称外事专办员是指负责办理本单位因公出入境事宜和外籍人员来华(校)事宜的人员。

第一条  坚持统一领导。外事专办员必须在上级部门和学校授权范围内开展工作。

第二条  安全保密制度。外事专办员要有安全保密意识,严格遵守《保密法》及相关规定,认真妥善保管经手的个人材料信息,确保不发生丢失或泄露事件。

第三条  外事信息沟通机制。与山西省外国专家局、山西省人民政府外事侨务办公室、山西省教育厅等上级单位建立信息沟通机制。

第四条  突发事件应急机制。制定突发事件应急预案,如遇突发事件,应按照专人专办原则,将事件信息及时准确上报山西省外国专家局、山西省人民政府外事侨务办公室、山西省教育厅等上级相关部门,依据上级指示果断处理,并将处理结果向上级汇报。

    第五条  外事专办员守则

    (一)维护国家利益,严禁任何不利于党和国家的言行。

    (二)严格遵守外事工作原则,按国家外事政策和规定办事。

    (三)如实反映情况,严格遵守请示报告制度。

(四)穿戴整洁,妆扮适宜,举止得当。

(五)外事活动中要严格遵守外事纪律和有关规定,文明礼貌,热情友好,谦虚谨慎,不卑不亢,作风正派。尊重外籍人员的风俗习惯和宗教信仰。

(六)严守国家机密;严禁泄漏境外人员的资料。

(七)不准在外事工作中图谋私利。接受外国专家的礼品,应当按有关规定办理。

第六条  外籍人员来华(校)专办员工作

主要事项有:聘请外籍教师;办理外籍教师来华(校)工作相关手续;为外籍教师提供在华日常教学与生活服务。

(一)招聘

根据二级学院(系)教学工作需要及申请,按照《太原师范学院外籍教师(专家)聘任与管理办法(试行)》(院办字[2013]34)要求,负责外籍教师的招聘,拟聘人选由分管外事工作的副校长审定。

(二)管理

1、对外教的管理,要从教学、生活、人事等方面着手,做到充分沟通,热情服务,谦虚谨慎,宽严得当。

2、帮助外籍教师了解中国和学校的情况,并要求其遵守中国的法律、法规和校纪校规,尊重中国人民的风俗习惯。

3、一切以外教的安全为前提,保证其在华权益不受侵犯。

4、要定期与使用外教的教学部门联系,了解外教的教学、生活、身体及精神状况。

5、每年年终向学校及上级有关部门报送外事专办年度工作总结或报告。

(三)服务

1、证件办理。按照国家和山西省外国专家局的要求,对预聘外籍教师来华工作进行网上申请。在经过内容初审无误后报送书面材料到山西省外国专家局审批,并领取电子《外国人工作许可通知》;外籍教师来华后及时到公安局办理居留许可证明,向山西省外国专家局申请《外国人工作许可证》。对于短期来华外籍教师,为其向山西省外国专家局申办邀请函。

2、信息变更。外籍教师工作许可内容(包括姓名、国籍、职业或者身份、工作单位、住址、护照号码、随行家属等)如有变更,专办员应及时了解情况,并到居住地公安局、外国专家局办理变更手续。

3、延期转聘。外籍教师如与我校按期续约,应为其办理《外国人工作许可证》、居留许可等证件的延期手续;外籍教师如申请调离到境内其他工作单位,应为其办理相应转聘手续。

4、离职离境。外籍教师合同期满不再续聘或因特殊原因离职,专办员应及时为其注销《外国人工作许可证》、《外国专家证》等,并办理其他后续手续。

第七条  出入境专办员工作

主要事项有:为因公出国参加国际会议、访问、学习、教学/讲学、科研、进修、培训等人员(含教职工、国际留学生及学校派出交流学习的学生)办理出入境相关手续、外事材料翻译及其外事接待等事务。

1、严格遵守国家法律法规和校规校纪,严格按照各项程序办理因公出国境业务。

2、按照《太原师范学院教职工因公出国管理办法》(院党字【201432号)、《太原师范学院教职工因公出国补充规定》(院办字[2016]3号)和《太原师范学院在校学生校际交流项目出国(境)学习管理办法》(院办字【201520号)等相关要求,严格审核申请/申报材料,严格执行出访计划,无计划的申请原则上不予受理。

3、做到“三勤”。勤学习,专办员既要学习因公出访政策和各项规范要求,也要熟悉办证流程和团组所需材料,并提前了解办理出访国家签证所需时间。勤跟进,在上级主管部门受理后要注意跟进,不要做撒手掌柜。勤检查,应提前检查申报团组各项信息,领取办妥的护照签证时也要逐字认真检查,不得有半点马虎。

4、做到“三及时”。及时上报材料,尽早启动申报手续,预留充足时间来办证和送签,尽量避免急件;及时后补各项材料,专办员在递交材料后,有需要后补存档和签证材料的要及时尽早补上去,避免耽误正常送签;及时追缴护照,做好公务护照的上交工作,如有遗失护照情况要及时如实报告。

5、建档归档。因公出国人员的所有材料都要有备份,一要建立所有出国人员信息档案,便于随时查询;二要将其重要材料于次年年初移交学校档案馆,长期保存。

第八条  本制度将依据国家外事工作现行法律法规适时调整,并于发布之日起执行。

 

 

                                太原师范学院 

                               2017年6月27

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